Guia completo: Como começar a utilizar a Hostkit

Para adicionar os seus alojamentos manualmente, no painel principal, clique em Adicionar alojamento. Em alternativa clique Alojamentos -> Adicionar alojamento. Em seguida, insira todos os dados necessários.

Para ativar um ou mais alojamentos, selecione os alojamentos 1, clique no botão no canto inferior direito Ativar não licenciados 2, selecione o Método de pagamento 3 e clique Pagar 4.

Independentemente de já ter algum alojamento previamente ativo, ou do momento em que o faça, a ativação de novos alojamentos é independente da sua subscrição, ou seja, tem sempre se ser procedida de pagamento único. O cálculo deste pagamento é feito sobre a contagem dos dias remanescentes da sua licença x o número de alojamentos a ativar.

Se por ventura já tiver uma subscrição ativa, o valor deste pagamento pontual de novos alojamentos, será automaticamente adicionado ao montante total da subscrição.

Não usa um Channel Manager porque a Airbnb aumenta automaticamente a comissão de anfitrião para 15%? Nós temos a solução para automatizar o importe das suas reservas da Airbnb e da VRBO, sem aumentar a comissão!

Em resumo, só tem de encaminhar os emails da confirmação da reserva e cancelamentos que recebe da Airbnb e VRBO. Para mais informações como configurar o encaminhamento, veja aqui no nosso Helpdesk.

Infelizmente esta é a única maneira de importar reservas da Booking.com sem Channel Manager. No menu principal, clique em Reservas, depois em Importar e em seguida, clique em Booking.com. Por favor leia com atenção os passos obrigatórios.

Depois de descarregar o seu XLS na Extranet, selecione o seu alojamento 1, insira manualmente a sua taxa de limpeza (se necessário) e active o processamento da comissão dos pagamentos online da Booking.com 2 e carregue o seu ficheiro 3.

Se os seus hóspedes pagam diretamenten na Booking.com, significa que a Booking.com cobra 1,1% de comissão adicional por este serviço. Como tal deve ativar a opção acima indicada.

Hoje em dia, com as limitações derivadas da RGPD, os iCals dos portais não contêm muita informação útel. De qualquer forma, podem continuar a ser usados no contexto de backup, especialmente se usar o importe mágico da Airbnb e/ou VRBO.

Para importar reservas via iCal, tem de primeiro de inserir os mesmos nos seus alojamentos, separador Operações. Só depois é que os pode importar manualmente em Reservas -> Importar -> iCal.

Não recomendamos o uso do iCal da Booking.com!

Para adicionar os seus alojamentos manualmente, no menu principal, clique em Alojamentos depois em Adicionar alojamento. Em seguida, insira todos os dados necessários. Nome, morada etc.

Assim que inserir os dados nos alojamentos, irão ser criadas contas de faturação com os respectivos NIFs. Em seguida, no menu lateral Faturação, separador Config, tem de configurar a sua conta de faturação. CAE, código do serviço de finanças (para o Modelo 30) etc.

O passo seguinte (obrigatório) é conectar o seu Portal das Finanças. A Hostkit só precisa de 3 permissões, como tal sugerimos a criação de um utilizador. Insira os dados e clique Gravar.

Para automatizar a submissão do seu SAF-T, active a opção Envio automático do SAF-T e escolha o dia de envio (entre 1 e 5).

Veja aqui no nosso Helpcenter como criar um utilizador no Portal das Finanças.

Os requisitos legais da Autoridade Tributária ditam que cada fatura tem de ser emitida em série, a que por sua vez tem de ter um ATCUD (Código Único de Documento) atribuído pela própria Autoridade Tributária. Isto só é possível fazer se inseriu o seu utilizador do Portal das Finanças no passo anterior!

Em seguida, no menu lateral Faturação, clique no separador Séries. No canto inferior direito clique em Nova série.

Por uma questão de organização, sugerimos a criação de séries anuais (ex: 2025). Se tem ou gere vários alojamentos, sugerimos ainda que divida as séries por alojamento (ex: 2025AL1).

Depois de ter inserido o seu utilizador do Portal das Finanças e criado uma série de faturação, o passo seguinte é criar os seus produtos de faturação, com as respectivas taxas de IVA.

No menu lateral Faturação, clique no separador Produtos. No canto inferior direito clique em Novo produto. Pode criar o número de produtos que entender.

Se for passivo de IVA, Alojamento 6% (continente), Taxa de Limpeza 23% (continente), TMT a 0%. Se não for passivo de IVA, então crie os seu produtos sem IVA e escolha o motivo da isenção.

Finalmente, o último passo é instruir os alojamentos com que série e produto devem faturar. Portanto, no menu lateral Alojamentos, clique para editar o seu alojamento e no separador da Faturação, selecione a respectiva série e produto e clique Gravar e fechar. Está tudo pronto para faturar!

Activar o automatismo da submissão dos boletins do SEF, é muito simples. Depois de inserir as credenciais nos alojamentos como explicado no passo anterior, no menu lateral Minha conta, no separador SEF, basta activar a opção Enviar boletins do SEF automaticamente e escolher a hora.

Nós fazemos 3 tentativas de envio, sendo que a primeira é feita no dia a seguir ao check-in, à hora que selecionar.

O link do check-in online pode (e deve) ser enviado automaticamente via o seu Channel Manager. Dependendo do Channel Manager com que trabalha, normalmente existem 2 métodos de enviar o link. Via custom field ou placeholder.

Veja aqui no nosso Helpcenter como enviar o link através do seu Channel Manager.

Se não usa um Channel Manager, também é possível automatizar o envio do link do check-in online na Airbnb. Para tal basta criar uma mensagem agendada na sua conta da Airbnb.

Veja aqui no nosso Helpcenter como enviar o link através da Airbnb.

Uma vez que a Airbnb não tem emails de hóspedes, este é o único método possível para automatizar o envio do link.

Se não usa um Channel Manager, também é possível automatizar o envio do link do check-in online para as reservas da Booking.com. Para tal basta criar uma comunicação na sua conta da Hostkit.

Veja aqui no nosso Helpcenter como enviar o link através da Booking.com

Uma vez que a Booking.com não tem placeholders para os códigos da reserva, este é o único método possível para automatizar o envio do link.

Cada reserva tem um link de check-in online único. Para enviar manualmente, no menu lateral Reservas, clique na reserva em questão, procure pelo separador Check-in online e copie o respectivo link.

O link privado, obriga os hóspedes a colocar o último nome por uma questão de proteção de dados.

Na Hostkit tem a opção de cobrar a TMT durante o checkin online. Para tal basta inserir a sua chave secreta Stripe no menu Minha conta ou então em cada um dos seus alojamentos. Veja aqui no nosso Helpcenter como criar uma chave na Stripe.

Depois de inserir a sua chave da Stripe, tem de activar a opção Processar pagamento TMT nos seus alojamentos. Pode também cobrar uma markup (majoração) do pagamento da TMT, de forma a diluir os custos da transação da Stripe.

A TMT é calculada em tempo real durante o checkin online e tem por base os dados que os hóspedes inserem. Data de check-in, data de check-out e data de nascimento.

Existem 2 métodos de faturar a TMT na Hostkit. Como produto de faturação ou como linha informativa.

O 2º método é dirigido a ENIs no regime simplificado OU a alojamentos localizados em municípios que não emitem fatura (raro) sobre a colecta da TMT. Se optou por este método, não é necessário fazer mais nada. A Hostkit adiciona automaticamente o valor total da TMT como linha informativa nas suas faturas.

De forma a poder faturar a TMT usando o 1º método, tem de criar primeiro um produto de faturação em Faturação -> Produtos.

O produto de faturação da taxa turística, tem de ser criado como taxa, ter o ID exacto TMT e razão de isenção M99.

Em seguida, tem de activar a opção Faturar TMT dentro dos seus alojamentos.

A Hostkit não submete o relatório da TMT para os municípios, mas disponibiliza um relatório detalhado por alojamento ou por quarto, sobre todas suas estadias.

Pode encontrar o relatório da TMT no menu Reservas -> TMT.

Criar comunicações automáticas na Hostkit é bastante simples. Clique no menu lateral Comunicações e em seguida em Adicionar comunicação. A Hostkit tem várias variantes de comunicações e templates que pode usar. Mais informações veja o separador seguinte.

Insira o nome da variante 1, selecione o alojamento 2, defina a hora de envio 3, o escreva assunto 4 e o conteúdo 5. Use os vários marcadores (placeholders) para criar conteúdo dinâmico.

O nome das variantes é importante, mais informações veja o separador seguinte.

Existem várias variantes centralizadas, as quais accionam comunicações específicas. De forma a facilitar o uso, pode encontrar essas variantes como comunicações padrão (templates) no menu Comunicações.

• welcome comunicação de boas-vindas, enviada no momento da criação da reserva
• reminder comunicação de lembrete, enviada quando falta o preenchimento do checkin online
• checkin_done comunicação de agradecimento, enviada assim que o hóspede preenche o checkin online

Para usar variantes centralizadas acima indicadas, o nome tem de ser exactamente como descrito.

De forma a automatizar os relatórios IPHH ou enviar manualmente mais rápido, é essencial inserir os dados modelo. Os dados modelo são informações do seu alojamento que nunca (ou raramente) mudam, tais como CAE, categoria, número de quartos etc.

Clique no botão Dados modelo (veja no separador anterior). Uma popup vai abrir, insira agora todos os dados. Não se esqueça de gravar.

Pode automatizar a submissão do relatório do INE a 100% na Hostkit, desde que o alojamento seja localizado no continente e caso tenha restauração, emite faturação da mesma connosco.

Dito isto, nas configurações do INE dentro do seu alojamento, basta activar a opção Enviar relatório automaticamente e selecionar o dia (até dia 10).

Submeter o seu relatório manualmente através da Hostkit poupa dezenas horas, já que nós pré-preenchemos o seu relatório com todos os dados disponíveis. Dados modelo do alojamento, tabela do países (quadro 1) e volume de negócios (quadro 2).

Dito isto, na realidade, só tem de confirmar que está tudo preenchido, Gravar e depois Submeter.

Para sumbeter um relatório manualmente, clique no menu principal lateral em Relatórios INE e depois em Gerar relatório.

Se usa o check-in online da Hostkit E se as condições de geração dos códigos assim o permitirem, a chave é mostrada na página do check-in online, depois dos hóspedes preencherem e submeterem o formulário com sucesso.

De qualquer forma, para automatizar o envio do código via Email ou SMS, é necessário criar as repectivas Comunicações E selecionar as mesmas nas definições de smartlocks nos seus Alojamentos.

Para enviar os códigos é obrigatório que a reserva tenha um email e/ou número de telemóvel, como tal sugerimos que NÃO active a opção ocultar todos detalhes da reserva dos hóspedes no check-in online.

Use os nossos marcadores dinâmicos para inserir a chave nas suas comunicações automáticas.

Para automatizar cobrança de depósito de segurança, check-in antecipado ou check-in tardio, entre no respectivo Alojamento e configure no separador de Pagamentos automáticos.

Cobrança de vários pagamentos em modo charge são englobados numa só transação. Cobrança em modo authorize é cobrada sempre à parte.

Para cobrar pagamentos pontuais, como por exemplo um berço ou uma pet fee, entre na respectiva Reserva e insira os dados do pagamento no separador de Pagamentos.

No simulador de comissões de gestão pode na prática pré-visualizar todo o procedimento de cálculo, assim como gerar um relatório para os seus clientes. Pode ainda gerar faturas de comissões no imediato, clicando no botão Executar agora.

O cálculo das comissões de gestão é feito reserva-a-reserva e somado no final de forma a evitar múltiplos arredondamentos.

Faturar despesas manualmente é bastante simples. Para tál é necessário criar um produto de faturação com o ID exacto DESPESAS. Em seguida entre na respectiva despesa e clique em Faturar despesa.

Produto de faturação DESPESAS é obrigatório!

Para incluir todas as suas despesas nas suas faturas automáticas de comissões de gestão, é necessário selecionar a opção Incluir nas CGA nas despesas que quer faturar. Ver abaixo screenshot 1.

Em seguida, é obrigatório criar um produto de Faturação para as suas despesas. Finalmente, nos seus Alojamentos, dentro do separador das comissões de gestão, clique em Faturar despesas em separado e selecione o respectivo produto de faturação das suas despesas. Ver abaixo screenshot 2.

A opção Incluir nas CGA só aparece depois de gravar a respectiva despesa!

Além de todo conteúdo, os guidebooks da Hostkit são personalizáveis em termos de design e disposição de elementos. Desde o tipo de menu, cor e logotipo, os guidebooks podem ser adaptados à sua marca.

Veja o significado de cada elemento depois da imagem.

Visualização menu (1): Normal, significa que o menu é apresentado com todos os itens debaixo do banner principal (Hero). Hamburger, o menu aparece como link no canto inferior direito do ecrã.

Visualização conteúdo (2): Normal, significa que cada bloco e mostrado na sua plenitude. Collapsed, os blocos de conteúdos são mostrados colapsados. Scrollspy, os blocos têm uma altura fixa.

Conteúdo centrado (3): Sim, significa que todo o conteúdo dentro de cada bloco será alinhado ao centro.

GA4 ID (4): Opcional, ID da sua conta da Google Analytics 4.

GetYourGuide ID (5): Opcional, ID da sua conta de affiliate da GetYourGuide. Sem este ID o bloco de excursões não irá funcionar.

Custom CSS (6): Opcional, Estilos CSS personalizados.

Cor principal (7): Opcional, cor da sua marca.

Logotipo (8): Opcional, faça upload do seu logotipo, de preferência transparente . O logotipo só é mostrado se o Hero estiver definido como ecrã inteiro (mais informações, ver tab seguinte).

Hero é um nome técnico no mundo da programação e marketing digital, que se refere ao banner principal de entrada de um website. O Hero é um elemento obrigatório nos guidebooks da Hostkit, mas pode ser customizado.

Antes de mais, é possível definir um Hero por alojamento, ou para todos os guidebooks. A opção ecrã inteiro (1) significa que o banner (2) de fundo, será mostrado na totalidade da altura e comprimento do ecrã. Finalmente, pode adicionar um título e texto (3) complementar.

É obrigatório traduzir o título e o texto, nos 5 idiomas diferentes.

Nos blocos personalizavéis pode criar qualquer tipo de conteúdo à medida das suas necessidades. Os blocos standard são centralizados e desenvolvidos pela Hostkit.

Os blocos standard permitem adicionar conteúdos pré-desenvolvidos pela Hostkit, por exemplo Upsell e Mapa.

Textos devem ser traduzidos nos idiomas disponíveis, caso contrário o conteúdo poderá não ser mostrado.

Upsell: Para poder usar este bloco, terá de ter uma conta na Stripe. Dito, isto é necessário criar uma chave API na Stripe. Em seguida insira a sua chave API no menu Minha conta ou então nos seus Alojamentos. Veja aqui no nosso Helpcenter como criar uma chave API na Stripe.

Mapa e Metereologia: Para poder usar os blocos standard de mapas e metereologia, terá de inserir as coordenadas de longitude e latidude.

Mapa:Para poder usar estes blocos, terá de inserir as coordenadas de longitude e latidude.

Smartlocks: Para poder usar este bloco, terá de conectar Smartlocks. Veja aqui no nosso Helpcenter como.

Dtravel: Para poder usar este bloco, terá de conectar a Dtravel. Veja aqui no nosso Helpcenter como.

Para mover o posicionamento de todos blocos, de forma mostrar conteúdo de acordo com as suas preferências, basta arrastar e largar cada elemento na tabela.

Existem duas formas de pré-visualizar os seus guidebooks. No menu Guidebooks, canto inferior direito, clique no botão Pré-visualizar. Em alternativa, entre numa reserva e procure pelo link único do seu guidebook (exemplo: https://guestguide.pt/?60DCBRUPFV).

Se pretende testar o guidebook, por favor abra sempre os links num browser novo ou num separador incógnito.

Em síntese, os utilizadores podem ter permissões para quase tudo, excepto criar faturas.

Durante a criação de um utilizador, existem múltiplos separadores com as várias ferramentas que têm permissões disponíveis. Escolha as permissões que melhor se adaptam ao tipo de utilizador que está a ceder acesso.

Se pretende testar o que os utilizadores vêm, por favor inicie sessão como utilizador num browser novo ou num separador incógnito.

Permissões para serviços: Podem ser auto-atribuídos serviços, tais como limpeza e lavandaria, assim como definir um preço por cada serviço.

Permissões para reservas: Utilizador pode ver, editar ou arquivar reservas, de um ou vários alojamentos. Pode entre outros também ter acesso ao calendário, estatísticas e relatório da TMT.

Permissões para faturação: Utilizador pode ver e descarregar faturas, de um ou vários NIFs, assim como uma ou várias séries de faturação. Pode entre outros também ter acesso à conta corrente, descarregar o SAF-T e Modelo 30.

Permissões para despesas: Utilizador pode ver e descarregar despesas, dos alojamentos nos quais tem permissão para ver reservas.

Permissões para comissões de gestão: Utilizador pode ver e descarregar o relatório de comissões de gestão de alojamentos.

Mais informações detalhadas sobre cada uma das permissões, clique no ícone ?, do lado direito de cada uma das permissões.

Utilizadores devem iniciar sessão em app.hostkit.pt clicando do botão Utilizador.